REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE

Tämä on villevartiainen.com:in ja Viilaamo Oy / We LKV:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

Laadittu 1.1.2022. Viimeisin muutos 5.2.2026

Rekisterinpitäjä: We LKV Oy, 02200 Espoo, y-tunnus: 2377660-2

Tietosuojavastaava: Ville Vartiainen, Tel: O4OO 433866, info@villevartiainen@com

‍

Rekisterin nimi ja tietosisältö: ‍villevartiainen.com, We LKV Oy:n -asiakasrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

Miksi keräämme ja käsittelemme tietojanne?

1) Yleistä

Kun asiakasrekisteri sisältää henkilötietoja, käsittelemme niitä kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön (mm. tietosuojalaki ja EU:n yleinen tietosuoja-asetus) sekä viranomaisohjeiden mukaisesti. Henkilötiedolla tarkoitetaan tietoa, josta henkilö voidaan tunnistaa suoraan tai epäsuorasti. Tässä selosteessa kuvataan, mitä tietoja keräämme, mihin tarkoituksiin niitä käytämme, millä perusteella tietoja käsitellään sekä mitä oikeuksia rekisteröidyllä on.

2) Käsittelyn oikeusperusteet (GDPR)

Käsittelemme henkilötietoja seuraavilla perusteilla:

  1. Sopimus tai sopimuksen valmistelu (asiakas-/toimeksiantosuhde)
    Käsittelemme tietoja, kun:
  • meillä on toimeksiantosopimus toimeksiantajan kanssa (esim. myyjä/vuokranantaja),
  • hoidamme toimeksiantoon liittyviä asioita toimeksiantajan vastapuolen kanssa (esim. ostaja/vuokralainen), tai
  • tuotamme arviointipalvelua tai muuta asiantuntijapalvelua sopimussuhteessa.
  1. Lakisääteinen velvoite (kiinteistönvälitystä koskeva lainsäädäntö)
    Kiinteistönvälitystä koskeva sääntely edellyttää tiettyjen henkilötietojen käsittelyä, tallentamista ja säilyttämistä, mukaan lukien toimeksiantopäiväkirjan ylläpito ja siihen liittyvien asiakirjojen säilyttäminen.
  2. Lakisääteinen velvoite (rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estäminen)
    Rahanpesulain mukaisesti tallennamme ja säilytämme asiakkaan tuntemistietoja ja muita lain edellyttämiä tietoja rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseksi, paljastamiseksi ja selvittämiseksi.
    Näitä tietoja ei käytetä muihin, yhteensopimattomiin tarkoituksiin.
  3. Oikeutettu etu (turvallisuus, väärinkäytösten ehkäisy ja toiminnan kehittäminen)
    Voimme kerätä tietoja esimerkiksi asuntoesittelyissä läsnä olevilta henkilöiltä rikosten tai väärinkäytösten ennaltaehkäisemiseksi, valvomiseksi ja selvittämiseksi sekä palveluiden kehittämiseksi ja suojaamiseksi.
    Suoramarkkinointia koskevia kieltoja ja lupia noudatetaan aina.
  4. Suostumus (vain tarvittaessa)
    Jos tietojen käsittely ei perustu sopimukseen, lakisääteiseen velvoitteeseen tai oikeutettuun etuun, pyydämme erikseen suostumuksen. Suostumus voidaan peruuttaa milloin tahansa.

3) Mihin tarkoituksiin tietoja käytetään?

Tietoja voidaan käyttää mm. seuraaviin tarkoituksiin:

  • asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen
  • palveluiden tuottaminen, tarjoaminen, kehittäminen, parantaminen ja suojaaminen
  • laskutus, perintä ja asiakastapahtumien varmentaminen
  • asiakasviestintä sekä markkinointi (lupien ja kieltojen mukaisesti)
  • analytiikka ja tilastointi palveluiden kehittämiseksi
  • oikeuksien ja omaisuuden suojaaminen sekä turvallisuuden varmistaminen
  • rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen

4) Seuraamukset, jos tietoja ei saada

Jos emme saa sopimus- ja lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseen välttämättömiä tietoja, asiakassuhdetta ei voida aloittaa tai jatkaa tai toimeksiantoa hoitaa.
Asuntoesittelyssä kävijän tunnistamiseen tarvittavien tietojen puuttuessa henkilöä ei välttämättä voida päästää esittelyyn.

Asiakasrekisterin tietosisältö

Mitä tietoja keräämme?

Toimeksiantopäiväkirjassa ja sen liitteissä voidaan käsitellä mm.:

  • perustiedot (nimi, osoite, kieli)
  • tunnistamiseen liittyvät tiedot (esim. henkilötunnus ja tarvittaessa yritystunnus, kun se on lainmukaisesti tarpeen luotettavaa tunnistamista varten)
  • laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot
  • asiakkuus- ja sopimustiedot (esim. tarjouksen ja sopimuksen ajankohdat, kohdetiedot, välityspalkkio, palvelun myyjätiedot ja muut vastaavat tapahtumatiedot)
  • suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
  • asiakkaan ilmoittamat kiinnostuksen kohteet ja muut itse annetut tiedot
  • reklamaatiot ja niiden käsittelytiedot
  • vuokralaisen luottotiedot ja muut taloudelliset tiedot vuokranmaksukyvyn arviointiin (soveltuvin osin)

Rahanpesulain mukaiset tuntemistiedot voivat sisältää mm.:

  • nimi, syntymäaika, henkilötunnus
  • edustajan vastaavat tiedot
  • oikeushenkilön yksilöintitiedot (esim. nimi, rekisteritiedot, toimiala)
  • hallintoelinten jäsenten tiedot (soveltuvin osin)
  • tosiasiallisten edunsaajien tiedot (soveltuvin osin)
  • henkilöllisyyden todentamisasiakirjan tiedot (ja tarvittaessa kopio) tai etätunnistamisen menettelytiedot
  • tiedot liiketoimen perusteista ja varojen alkuperästä sekä muut lain edellyttämät tuntemistiedot
  • tehostettuun tuntemiseen liittyvät tiedot (esim. poliittisesti vaikutusvaltaiset henkilöt) lain edellyttämässä laajuudessa
  • ulkomaalaisen asiakkaan osalta kansalaisuus ja matkustusasiakirjan tiedot, jos suomalaista henkilötunnusta ei ole

Tietojen säilytysaika

  • Toimeksiantopäiväkirjan tietoja säilytetään 10 vuotta toimeksiannon päättymisestä.
  • Rahanpesulain mukaisia tietoja säilytetään 5 vuotta, ellei säilyttäminen ole tarpeen rikostutkinnan, oikeudenkäynnin tai oikeuksien turvaamisen vuoksi. Tarpeellisuus arvioidaan lain mukaisesti säännöllisesti.
  • Muut henkilötiedot poistetaan, kun niitä ei enää tarvita. Jos käsittely perustuu vain suostumukseen, tiedot poistetaan pyynnöstä (siltä osin kuin muu laki ei edellytä säilyttämistä).

Säännönmukaiset tietolähteet

Mistä tietoja kerätään?

Tietoja kerätään pääsääntöisesti:

  • asiakkaalta itseltään (toimeksiantosopimus, tarjoukset, kauppa-/vuokrasopimus, asiakirjojen laadinta, selonotto, esittelyt ja yhteydenotot)
  • viranomaisrekistereistä ja muista luotettavista lähteistä lain sallimissa rajoissa (esim. väestörekisteri), sekä
  • luottotietorekistereistä vuokraukseen liittyvissä tilanteissa (soveltuvin osin).
    Suostumukseen perustuvat tiedot kerätään asiakkaalta tai hänen suostumuksellaan myös kolmansien ylläpitämistä lähteistä (esim. verkkolomakkeen kautta).

Tietojen luovutus ja siirrot

Kenelle tietoja voidaan antaa?

Voimme luovuttaa tietoja lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa sekä toimeksiannon hoitamiseksi, esimerkiksi:

  • viranomaisille (esim. aluehallintovirasto) lain edellyttämissä tapauksissa
  • kaupanteon osapuolten pankeille kaupanteon yhteydessä
  • toimeksiannon eri vaiheissa tarvittaville tahoille (esim. isännöitsijä, Maanmittauslaitos)

Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Jos siirto on tarpeen (esim. pilvipalvelut), se tehdään lain sallimin suojatoimin (esim. komission riittävyyspäätös tai asianmukaiset sopimusjärjestelyt).

Lisäksi kauppahinta- ja kohdetietoja voidaan luovuttaa Kiinteistönvälitysalan Keskusliitto (KVKL) ry:lle hintaseurantapalvelua varten palvelun edellyttämässä laajuudessa. Palvelu voi luovuttaa tietoja edelleen omille asiakkailleen palveluehtojen mukaisesti.

Ulkoistustilanteissa tietoja voivat käsitellä myös palveluntarjoajat (esim. välitys- ja markkinointijärjestelmät sekä ilmoitusportaalit) vain rekisterinpitäjän lukuun ja sopimuksin varmistetuin suojatoimin.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Miten suojaamme henkilötietojanne?

  • Pääsy tietoihin on rajattu käyttäjätunnuksin ja käyttöoikeuksin vain niille henkilöille, joille se on työtehtävien vuoksi tarpeen.
  • Tiedot on suojattu teknisin ja organisatorisin keinoin (esim. palomuurit, salasanat ja muut turvamenettelyt).
  • Järjestelmät ja laitteistot sijaitsevat suojatuissa tiloissa ja pääsy niihin on rajattu.
  • Alihankkijoiden kanssa varmistetaan sopimuksin, että henkilötietojen käsittely täyttää tietosuojavaatimukset.

Rekisteröidyn oikeudet

Miten voin käyttää oikeuksiani?

Sinulla on oikeus:

  • tarkastaa itseäsi koskevat tiedot (tietyin rajoituksin)
  • oikaista virheelliset tiedot
  • vastustaa ja/tai rajoittaa käsittelyä tietyissä tilanteissa (erityisesti suoramarkkinointi)
  • pyytää poistamista siltä osin kuin poistaminen on mahdollista (kun käsittelylle ei ole lakisääteistä tai muuta perustetta)
  • siirtää itse toimittamasi tiedot järjestelmästä toiseen, kun käsittely perustuu sopimukseen tai suostumukseen ja käsittely on automaattista
  • peruuttaa suostumus milloin tahansa, jos käsittely perustuu suostumukseen

Rahanpesulain mukaiset tiedot: Rekisteröidyllä ei ole oikeutta tarkastaa tietoja, jotka on hankittu rahanpesulain mukaisen ilmoitus- tai selonottovelvollisuuden täyttämiseksi. Tietosuojavaltuutettu voi pyynnöstä tarkastaa käsittelyn lainmukaisuuden.

Pyynnöt (tarkastus, oikaisu, rajoitus, poisto, siirto, suostumuksen peruutus) voi esittää rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle/tietosuojavastaavalle kirjallisesti tai muulla luotettavalla tavalla. Rekisterinpitäjä vastaa lain edellyttämässä määräajassa.

Jos olet tyytymätön menettelyyn, sinulla on oikeus saattaa asia Tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Profilointi ja automaattinen päätöksenteko

Emme tee asiakasta koskevaa profilointia tai käytä automaattista päätöksentekoa henkilötietojen perusteella.